Vad kostar en anställd?

Lönen är bara en del av vad en anställd kostar. Ovanpå bruttolönen betalar arbetsgivaren avgifter till staten, ofta tjänstepension och en rad andra kostnader för att personen ska kunna göra sitt jobb. Kalkylatorn ovan samlar de vanligaste posterna så att du ser den totala kostnaden per år och per månad, och hur stort påslaget blir i förhållande till lönen.

Så räknar kalkylatorn

Beräkningen görs per år och delas sedan med tolv. Du fyller i månadslönen, om den anställde har tjänstepension och vilka övriga kostnader du räknar med per månad. Därefter byggs kostnaden upp i steg:

1. Årslön. Månadslönen gånger tolv.
2. Semestertillägg. Den som har månadslön behåller i regel lönen under semestern och får dessutom ett tillägg. Kalkylatorn räknar tillägget enligt semesterlagens sammalöneregel: 0,43 % av månadslönen per semesterdag, gånger de 25 dagar som lagen ger rätt till.
3. Arbetsgivaravgifter. 31,42 % på summan av årslön och semestertillägg.
4. Tjänstepension. Om du väljer tjänstepension räknas premien enligt samma modell som ITP 1: 4,5 % på lön upp till 7,5 inkomstbasbelopp per år och 30 % på lön över den gränsen, upp till 30 inkomstbasbelopp. Inkomstbasbeloppet är 83 400 kr.
5. Särskild löneskatt. 24,26 % på pensionspremien.
6. Övriga kostnader. Det belopp per månad du anger, gånger tolv.

Summan av alla poster är den totala årskostnaden. Kalkylatorn visar också påslaget, alltså hur mycket den totala kostnaden överstiger årslönen uttryckt i procent.

Vad som driver kostnaden

Arbetsgivaravgifterna

Den största posten utöver lönen är nästan alltid arbetsgivaravgifterna. De finansierar bland annat allmän pension och socialförsäkringar och tas ut som en procentsats på den lön och de ersättningar som betalas ut. Kalkylatorn använder den fulla avgiftsnivån. För vissa grupper, till exempel äldre anställda, gäller lägre avgifter, och ibland finns tillfälliga nedsättningar för unga eller för första anställningen. Sådana undantag ingår inte i beräkningen, så för de grupperna visar kalkylatorn en högre kostnad än den verkliga.

Tjänstepensionen

Tjänstepension är inte lagstadgad, men den ingår i de flesta kollektivavtal och erbjuds ofta även utan avtal. Kalkylatorn använder en modell som motsvarar ITP 1, som är vanlig för tjänstemän i privat sektor. Andra avtal har andra premienivåer och gränser, så om din verksamhet omfattas av ett annat avtal kan pensionskostnaden bli en annan.

Lägg märke till att premien är betydligt högre på lön över gränsen. Det gör att pensionskostnaden växer snabbare än lönen för anställda med höga löner.

Särskild löneskatt

Arbetsgivaravgifter tas inte ut på pensionspremier. I stället betalar arbetsgivaren särskild löneskatt på pensionskostnaden. Den följer med automatiskt när du väljer tjänstepension.

Övriga kostnader

Här kan du lägga in sådant som inte styrs av lönen: del av lokalhyra, dator och telefon, programlicenser, friskvårdsbidrag, försäkringar, utbildning och liknande. Posten är helt beroende av verksamheten och kan vara allt från några hundralappar till tiotusentals kronor i månaden.

Vanliga missuppfattningar

"Arbetsgivaravgiften dras från den anställdes lön." Nej, den betalas av arbetsgivaren utöver bruttolönen. Den anställde betalar sin egen skatt, som dras från bruttolönen, men avgiften är en separat kostnad för arbetsgivaren.

"Semesterlön är en extra kostnad utöver tolv månadslöner." För månadsavlönade betalas lönen ut som vanligt under semestern, så den ingår redan i de tolv månadslönerna. Det som tillkommer är semestertillägget. För timavlönade ser det annorlunda ut, eftersom de i stället får semesterersättning ovanpå timlönen.

"Påslaget är alltid detsamma." Påslaget varierar med lönenivån, med om det finns tjänstepension och med storleken på de övriga kostnaderna. Utan tjänstepension och övriga kostnader består påslaget i princip bara av arbetsgivaravgifter och semestertillägg. Med ITP 1-liknande pension och höga löner blir det tydligt större.

"Jag behöver bara räkna med lönen när jag budgeterar för en anställning." En anställning innebär en rad kostnader som inte syns i lönespecifikationen. Den som bara budgeterar för bruttolönen riskerar att underskatta kostnaden kraftigt.

Vad kalkylatorn inte tar med

Beräkningen är en förenkling. Följande ingår inte, men kan vara värt att lägga in som övriga kostnader eller hålla i åtanke:

• Sjuklön. Arbetsgivaren betalar sjuklön under de första veckorna av en sjukperiod. Kostnaden är svår att förutse och varierar mellan år.
• Avtalsförsäkringar. Kollektivavtal innehåller ofta försäkringar som arbetsgivaren betalar premie för.
• Nedsatta avgifter för vissa åldersgrupper eller i särskilda stödformer.
• Övertid, ob-tillägg och bonus, som också är avgiftspliktiga.
• Rekrytering och introduktion, som ofta är engångskostnader.
• Löneökningar under året.

Semestertillägget räknas dessutom enligt sammalöneregeln med det lagstadgade antalet semesterdagar. Om kollektivavtalet ger fler dagar eller ett annat tillägg blir kostnaden något annorlunda.

Räkneexempel

Exempel 1: tjänsteman med tjänstepension

Anta att du ska anställa en person med en månadslön på 40 000 kr, att tjänstepension ingår och att du räknar med 3 000 kr per månad i övriga kostnader för dator, telefon och del av lokalen.

Så byggs kostnaden upp:

1. Årslönen blir 480 000 kr.
2. Semestertillägget räknas som en andel av månadslönen gånger antalet semesterdagar.
3. Arbetsgivaravgifter läggs på årslönen plus semestertillägget.
4. Tjänstepensionen räknas med den lägre satsen på lön upp till gränsen i inkomstbasbelopp. Bara om årslönen går över gränsen tillkommer den högre satsen på överskjutande del.
5. Särskild löneskatt läggs på pensionspremien.
6. Övriga kostnader blir 36 000 kr för året.

Fyll i uppgifterna i kalkylatorn ovan så ser du varje post för sig, den totala kostnaden per månad och hur stort påslaget blir.

Exempel 2: jämför med och utan tjänstepension

Anta en månadslön på 28 000 kr och inga övriga kostnader. Räkna först utan tjänstepension. Då består kostnaden av lön, semestertillägg och arbetsgivaravgifter. Slå sedan på tjänstepension och räkna igen.

Skillnaden mellan de två resultaten är vad pensionen kostar inklusive särskild löneskatt. Det är ett enkelt sätt att se hur mycket av påslaget som kommer från pensionen och hur mycket som kommer från de lagstadgade avgifterna.