Räkna ut milersättning och traktamente

När du reser i tjänsten kan arbetsgivaren betala ersättning för bilresor och för ökade levnadskostnader, utan att du behöver betala skatt på den. Kalkylatorn ovan räknar ut hur stor den skattefria milersättningen och det skattefria traktamentet blir för en resa, och vad som händer om arbetsgivaren betalar mer eller mindre än det skattefria beloppet.

Så fungerar kalkylatorn

Du väljer typ av bil, fyller i hur många mil du kört i tjänsten och hur mycket arbetsgivaren betalar per mil. För traktamente fyller du i antal hela dagar, halva dagar och nätter.

Milersättningen

Den skattefria milersättningen beror på vilken bil du kör:

• Egen bil: 25 kr per mil.
• Förmånsbil som inte är elbil: 12 kr per mil.
• Förmånsbil som är elbil: 10 kr per mil.

Kalkylatorn gånger det skattefria beloppet per mil med antalet mil. Därefter jämförs det med vad arbetsgivaren faktiskt betalar, alltså utbetalt belopp per mil gånger antalet mil.

• Betalar arbetsgivaren mer än det skattefria beloppet visar kalkylatorn överskottet. Den delen är skattepliktig lön, och arbetsgivaren ska dra skatt och betala arbetsgivaravgifter på den.
• Kör du egen bil och arbetsgivaren betalar mindre, eller ingenting alls, kan du dra av skillnaden i din deklaration, vid punkten för tjänsteresor. Avdraget för tjänsteresor med egen bil har ingen beloppsgräns. Kalkylatorn visar skillnaden som ett möjligt avdrag. För förmånsbil visas inget avdrag.

För förmånsbil gäller ersättningen drivmedel som du betalar själv. Om arbetsgivaren redan står för drivmedlet finns inget att ersätta skattefritt.

Traktamentet

Traktamente ersätter ökade kostnader för mat och annat när du reser i tjänsten och övernattar borta. Kalkylatorn räknar med de skattefria beloppen för resor inom Sverige:

• Hel dag: 300 kr.
• Halv dag: 150 kr.
• Nattschablon: 150 kr per natt.

Kalkylatorn gånger antalet hela och halva dagar med respektive belopp, och antalet nätter med nattschablonen. Till sist läggs den skattefria milersättningen, traktamentet och nattschablonen ihop till ett skattefritt totalbelopp.

Vad som krävs för skattefri ersättning

För milersättning

Milersättningen gäller resor i tjänsten, till exempel till en kund, ett möte eller en tillfällig arbetsplats. Resor mellan bostaden och den vanliga arbetsplatsen räknas inte som tjänsteresor. För dem finns i stället särskilda regler för avdrag i deklarationen.

För traktamente

För att traktamente ska vara skattefritt krävs bland annat att:

1. Du gör en tjänsteresa.
2. Du övernattar borta på grund av resan.
3. Övernattningen sker mer än 50 kilometer från både din bostad och din vanliga arbetsplats.

En endagsresa utan övernattning ger alltså inget skattefritt traktamente, oavsett hur lång den är.

Hel eller halv dag

Avresedagen räknas som en hel dag om du reser iväg före klockan 12, och hemresedagen räknas som en hel dag om du kommer hem efter klockan 19. Annars räknas de som halva dagar. Dagar däremellan räknas som hela dagar.

Nattschablonen

Nattschablonen är tänkt för nätter då du inte har haft någon kostnad för logi som arbetsgivaren betalar, till exempel om du sover hos bekanta. Har arbetsgivaren betalat hotellet, eller ersatt dig för det mot kvitto, ska du inte fylla i nätterna för nattschablon.

Vanliga missuppfattningar

"Arbetsgivaren får betala hur mycket som helst skattefritt." Nej. Bara upp till de skattefria beloppen. Betalar arbetsgivaren mer per mil blir mellanskillnaden skattepliktig lön.

"Får jag lägre ersättning än det skattefria beloppet förlorar jag pengarna." Inte nödvändigtvis. Kör du egen bil kan du dra av skillnaden mellan det skattefria beloppet och det du har fått i deklarationen. Avdraget ger ändå mindre än en skattefri ersättning.

"Alla tjänsteresor ger traktamente." Nej. Det krävs övernattning på tillräckligt avstånd från både bostaden och den vanliga arbetsplatsen.

"Traktamente är en rättighet enligt lag." De skattefria beloppen anger bara hur mycket som får betalas utan skatt. Om och hur mycket arbetsgivaren betalar beror på kollektivavtal, anställningsavtal eller företagets resepolicy.

"Milersättningen ska täcka hela bilkostnaden." Den skattefria ersättningen är ett schablonbelopp. Din faktiska kostnad per mil kan vara både högre och lägre.

Räkneexempel

Exempel 1: resa med egen bil och traktamente

Anta att du kör 120 mil med egen bil i tjänsten under en resa. Du reser iväg på måndagsmorgonen före klockan 12 och kommer hem på torsdagen vid klockan 16. Du bor på hotell som arbetsgivaren betalar, och arbetsgivaren betalar det skattefria beloppet per mil.

1. Fyll i egen bil och 120 mil. Den skattefria milersättningen blir 120 × 25 kr.
2. Måndag till och med onsdag räknas som tre hela dagar, eftersom du reste före klockan 12.
3. Torsdagen räknas som en halv dag, eftersom du kom hem före klockan 19.
4. Nätterna fyller du inte i, eftersom arbetsgivaren har betalat hotellet.

Kalkylatorn visar sedan det skattefria totalbeloppet för resan.

Exempel 2: arbetsgivaren betalar mer per mil

Anta att du kör samma 120 mil, men att arbetsgivaren betalar ett högre belopp per mil än det skattefria. Kalkylatorn räknar då ut två delar:

• Den skattefria delen, 120 × 25 kr.
• Den skattepliktiga delen, som är det utbetalda beloppet minus den skattefria delen.

Den skattepliktiga delen ska behandlas som lön. Den syns på lönebeskedet och beskattas som vanlig inkomst.

Kalkylatorns förenklingar

• Du anger dagar och nätter själv. Kalkylatorn kontrollerar inte att villkoren för traktamente är uppfyllda, till exempel att du har övernattat tillräckligt långt bort.
• Bara resor inom Sverige. Traktamente för utlandsresor, som varierar mellan länder, ingår inte.
• Ingen måltidsreduktion. Om du får fria måltider under resan, till exempel frukost på hotellet eller lunch hos kunden, ska traktamentet minskas. Det räknar kalkylatorn inte med.
• Inga långa förrättningar. Vid resor på samma ort som varar längre än tre månader sänks det skattefria traktamentet. Det ingår inte.
• Bara skattefria belopp för traktamente. Kalkylatorn räknar det skattefria traktamentet, men inte vad som blir skattepliktigt om arbetsgivaren betalar mer.
• Förenklad bedömning av avdrag. Det möjliga avdraget visas bara för egen bil och är skillnaden mot det skattefria beloppet. Kalkylatorn tar inte hänsyn till andra regler som kan påverka ditt avdrag i deklarationen, till exempel trängselskatt och parkering.

Tips när du använder kalkylatorn

• För körjournal över tjänsteresorna med datum, sträcka, ärende och antal mil. Det gör det enkelt att räkna rätt och visa underlag.
• Notera tider för avresa och hemkomst, så att du kan avgöra om dagarna räknas som hela eller halva.
• Kontrollera vad ditt kollektivavtal eller din arbetsgivares resepolicy säger. Ersättningen kan vara högre än de skattefria beloppen.